デジタルデータでファックスを管理

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インターネットファックスなら、デジタルデータでFaxを管理することが出来ます。デジタルデータで管理できるので、様々な可能性を一気に現実のものとすることが出来るようになりました。

「デジタルデータでファックス管理」

「メールでファックス受信確認」

パソコンの管理画面だけでなく、メールにもファックスの受信通知が来ます。

さらに、スマホにアプリをインストールしていれば、スマホからでもファックスの受信確認をすることが出来ます。

複数の場所で、同じ内容のファックスを受信することが出来ます。例えば、従来のファックスであれば以下の通りの行程になります。

このような経営スタイルですと、まず①でファックスを受け付けます。その後、①から②、②から③へと流れ作業を行うこととなります。作業が増えれば増えるほど、正確性が失われていきます。

しかし、インターネットファックスであれば、①②③の場所で同時に、同じ内容のファックスを受信することが出来ます。

そのため、注文連絡が伝聞にならないため、正確な商品発送が可能となります。

デジタルデータで管理するため、保存や管理が一気に楽になります。今までであれば送られてきたFaxは用紙に印刷され、印刷された用紙をファイルなどにしてまとめて管理していたことでしょう。そして、Faxがたまってしまうと、整理するにも場所を取ってしまうようになってしまいます。

また、送られてくるFaxによっては、個人情報も含まれていることもあるため、厳重に保管する必要がありました。

しかし、インターネットファックスであればデジタル管理できるため、どんなにFaxが増えてもファイルがかさばることがありません。また、個人情報に関しては、オフラインのデータベースに移すことで、外部に情報を漏らす心配もなくなります。

また、デジタルデータのため必要なデータをすぐに探し出すことが出来ます。

今までは、ＰＣで作成した書類を一度プリントアウトし、プリントアウトした用紙をファックスで送っていました。

インターネットファックスでは、ＰＣで作成した書類をそのままファックスとしてメールで送信することが出来ます。そのため、一度プリントアウトしないため、プリンターの用紙代やインク代を必要としません。

また、送信した記録も残るため、『いつ・どこに・どのような内容を送信したのか』を後日確認することも可能です。

通常では、複数のFax機に一括で送信することが出来ませんでした。

インターネットファックスであれば、一回の送信で複数のFax機に送信することが可能です。これにより余分な手間やコストを削減することができます。

例えば取り扱っている商品が複数ある時、同じファックスで注文を受信していては、どの注文が来たのかをその都度チェックしなくてはいけません。仕分け作業の時間も必要となってきます。

インターネットファックスであれば、簡単に新しい番号を増設することが出来ます。

「簡単に番号を増設できる」

上の図の赤い丸で囲まれた「番号の追加」から、簡単に追加の番号を取得することが出来ます。

そのため、「Ａの商品はＡ専用ファックス」、「Ｂの商品はＢ専用のファックス」といったようにしておけば、仕分け作業に追われることがありません。

デジタルデータですので、仕分けしたデータを後で一括にまとめることも可能です。

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